せっかくホームページがあるのに、まったく情報が更新されていない…それではホームページの意味がありません。それどころか、情報が更新されないホームページは企業のイメージダウンになってしまうことすらあります。
しかし更新作業をはじめとするホームページの管理・運用は決して楽なものではありません。ホームページ制作には「技術面の知識（HTML・CSS・ WEBサーバ運用）」が必要となってきますし、「デザインセンス」的な要素も少なからず絡んできます。なにより情報量が増大してくると「ファイル管理・ファイル連携」だけでも相当なエネルギーを消費します。これをひとりでこなすのは相当の負担です。
かといって複数人でホームページを担当すると、ページごとにデザインもレイアウトもバラバラで統一感のないホームページになってしまうこともよくあります。文章はコンテンツ担当者が、デザインはデザイナーが、ページ作成はホームページ管理者が、と作業を分担すると少しのテキスト更新だけでもそれぞれの担当者が関わらなければならなくなってしまい非効率です。
社内での更新が大変だからと制作会社に更新作業を依頼すると、その都度費用がかかってしまったり、詳細を打ち合わせているうちに情報を掲載する最適なタイミングを逃してしまったり…といったことも起こります。
そんなホームページの管理・運用を楽にし、すばやい情報掲載を可能とするツールとして注目を集めているのがCMS（コンテンツマネジメントシステム）です。CMSは「コンテンツの作成（文章、画像）」、「デザイン」、「ページの制作（HTML,CSS）」のうち、「デザイン」と「ページの制作（HTML,CSS）」を請け負ってくれる仕組みだと考えるとわかりやすいかもしれません。
CMSで構築されたホームページなら、日々の更新作業にデザインやHTMLなどの知識や技術は必要ありませんので、「コンテンツの作成（文章、画像）」のみに集中することができます。そのため、ホームページ制作の知識がない方でも日々の更新作業を制作会社に依頼せずに自分で行うことが可能となります。
CMSでは日々の更新作業にHTML、CSS、FTPといったホームページ制作のための難しい専門知識や技術は必要ありません。ワープロソフトで文書がつくれる程度の知識と技術があれば、誰でも簡単な更新作業が行えますので、慣れない作業に時間を費やすことなく掲載する記事の作成のみに集中できます。
CMSでは、デザインとレイアウトはテンプレートとしてあらかじめ作成されており、コンテンツを登録すると自動的にページが生成されます。そのため更新時にホームページのデザインやレイアウトを意識して作成する必要はありません。
ホームページビルダーやDreamweaver のようなホームページ制作のソフトを使用する場合、パソコンにソフトをインストールしますからそのソフトをインストールしてあるパソコンでしか作業ができません。CMSの場合はサーバ上にCMSをインストールしますので、どのパソコンからでも作業をすることができます。必要なのは、インターネットに接続されたパソコンとウェブブラウザのみです。
複数の担当者で作業を分担することも可能です。その場合、更新できるのは自分が担当するページのみで他のページの更新はできない、といった設定にすることも可能ですので、うっかり担当外のページを変更して上書きしてしまったなどというミスも防げますし、責任の所在を明確にすることもできます。デザインやレイアウトはテンプレート化されているものが自動的に生成されますので、作成した人によってデザインやレイアウトやクオリティが違い、統一感がないといったこともありません。また、パソコンにソフトウェアをインストールするわけではないので、担当者が変わる時の引き継ぎもスムーズです。
通常、ホームページに新しくページを追加すると手作業で新ページへのリンクを作成しなければなりません。ページ数が増えてくると、リンク先が正しいか、リンク切れしていないかのチェック作業も結構な手間がかかります。そんな面倒な作業もCMSなら自動化。新しくページを作成すると自動的にメニューにリンクが追加されます。ページを削除すると自動的にメニューからリンクが削除されますのでリンク切れの心配がありません。また登録されているページやデータは管理画面などから管理することができます。
